top of page

Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja soveltamisala

Tässä selosteessa kerromme, miten Aines käsittelee henkilötietoja verkkosivustollaan aines.ai, asiakas- ja markkinointiyhteyksissä sekä rekrytoinnissa. Noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679, ”GDPR”), tietosuojalakia (1050/2018), lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) ja lakia sähköisen viestinnän palveluista (917/2014).

Seloste koskee:

  • verkkosivuston kävijöitä

  • henkilöitä, jotka ottavat meihin yhteyttä, varaavat demon tai tilaavat uutiskirjeen

  • asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, kumppaneiden ja toimittajien yhteyshenkilöitä

  • työnhakijoita, avoimen hakemuksen jättäneitä ja muita rekrytointiin osallistuvia

 

Mitä seloste ei koske. Kun Ainesin tekoälyapurit käsittelevät asiakkaidemme tietoja – esimerkiksi tilauksia, tarjouspyyntöjä tai asiakaspalvelupyyntöjä – toimimme asiakkaan lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Tällöin rekisterinpitäjä on asiakas, ja käsittelyä ohjaavat asiakkaan oma tietosuojaseloste ja kanssamme tehty tietojenkäsittelysopimus (DPA).

 

2. Mitä tietoja käsittelemme ja miksi

Käsittelemme vain tietoja, joita tarvitsemme alla kuvattuihin tarkoituksiin. Saamme tiedot pääosin sinulta itseltäsi, esimerkiksi lomakkeelta tai sähköpostista. Osa teknisistä tiedoista syntyy, kun käytät sivustoa.

  • Sivuston toiminta ja tietoturva – Tiedot: IP-osoite, selain- ja laitetiedot, välttämättömät evästeet, lokitiedot; Oikeusperuste (GDPR 6 art.): Oikeutettu etu: toimiva ja turvallinen sivusto (f)

  • Sivuston käytön analysointi – Tiedot: Sivujen katselut, käynnin kesto, viittaava sivu, karkea sijainti (maa/kaupunki); Oikeusperuste (GDPR 6 art.): Suostumus (a)

  • Yhteydenotot ja demovaraukset – Tiedot: Nimi, sähköposti, puhelin, yritys, titteli, viestin sisältö; Oikeusperuste (GDPR 6 art.): Oikeutettu etu: vastaaminen ja sopimuksen valmistelu (f, b)

  • Asiakkuuden ja kumppanuuden hoito – Tiedot: Yhteyshenkilön nimi, yhteystiedot, rooli, yritys, sopimus- ja laskutustiedot, viestintä; Oikeusperuste (GDPR 6 art.): Sopimus (b), lakisääteinen velvoite: kirjanpito (c)

  • B2B-markkinointi – Tiedot: Nimi, työsähköposti, yritys, rooli, kiinnostuksen kohteet; Oikeusperuste (GDPR 6 art.): Oikeutettu etu (f); voit kieltäytyä milloin tahansa

  • Uutiskirje – Tiedot: Sähköposti, nimi, tilaushetki, avaukset ja klikkaukset; Oikeusperuste (GDPR 6 art.): Suostumus (a)

  • Rekrytointi – Tiedot: Ks. kohta 3; Oikeusperuste (GDPR 6 art.): Ks. kohta 3

  • Oikeudellisten vaateiden hoito – Tiedot: Asiaan liittyvät tiedot; Oikeusperuste (GDPR 6 art.): Oikeutettu etu (f)

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, olemme arvioineet, että etumme ei syrjäytä oikeuksiasi. Voit vastustaa tällaista käsittelyä (kohta 8).

Emme myy henkilötietoja emmekä tee sinua koskevia päätöksiä pelkästään automaattisesti GDPR:n 22 artiklassa tarkoitetulla tavalla.

 

3. Rekrytointi

Hakemukset otetaan vastaan osoitteessa careers@aines.ai, ja rekrytoinnin tiedot säilytetään Ainesin Microsoft 365 -ympäristössä. Tietoja käsittelevät vain rekrytointiin osallistuvat henkilöt.

 

Mitä tietoja käsittelemme

  • perus- ja yhteystiedot: nimi, sähköposti, puhelin, paikkakunta

  • hakemus, CV, portfolio ja muut lähettämäsi liitteet

  • koulutus, työkokemus, osaaminen ja kielitaito

  • palkkatoive, työn aloitusaika ja muut kertomasi toiveet

  • haastattelumuistiinpanot, ennakko- tai kotitehtävät ja arviot

  • suosittelijoiden kertomat tiedot, jos annat siihen luvan

  • viestintä kanssasi rekrytointiprosessin aikana

Keräämme tiedot ensisijaisesti sinulta itseltäsi. Voimme katsoa julkista ammatillista profiiliasi (esim. LinkedIn), jos viittaat siihen hakemuksessa. Muista lähteistä – kuten suosittelijoilta – hankimme tietoja vain suostumuksellasi. Emme selvitä hakijoiden yksityiselämää esimerkiksi sosiaalisesta mediasta.

 

Oikeusperusteet

  • Hakemuksen käsittely ja valinta: toimenpiteet ennen työsopimuksen tekemistä (GDPR 6.1 b) sekä oikeutettu etu valita sopivin hakija (6.1 f)

  • Suosittelijoiden haastattelu, soveltuvuus- ja persoonallisuustestit sekä tietojen säilytys tulevia rekrytointeja varten: suostumus (6.1 a)

  • Mahdollinen luottotietojen tai turvallisuusselvityksen tarkistus: lakisääteinen peruste, vain tehtävissä, joissa laki sen sallii. Kerromme siitä etukäteen.

  • Tietojen säilytys rekrytoinnin jälkeen: oikeutettu etu puolustautua mahdollisia syrjintävaateita vastaan (6.1 f)

 

Mitä emme pyydä. Älä liitä hakemukseen henkilötunnusta, terveystietoja, valokuvaa henkilötodistuksesta tai muita erityisiä henkilötietoja. Jos niitä kuitenkin tulee, poistamme ne, ellei niitä tarvita valintaan.

 

Tietoturva rekrytoinnissa

  • careers@-postilaatikko ja rekrytointikansiot on rajattu nimetyille henkilöille; oikeudet tarkistetaan jokaisen rekrytoinnin alussa ja lopussa

  • kirjautuminen M365:een vaatii monivaiheisen tunnistautumisen (MFA)

  • tiedot salataan siirron ja tallennuksen aikana

  • hakemuksia ei tallenneta henkilökohtaisille laitteille eikä jaeta organisaation ulkopuolelle

  • hakemuksia ei lisätä tekoälymallien koulutusaineistoksi

 

Tekoäly ja automaattinen päätöksenteko. Valinnat tekee aina ihminen. Voimme käyttää tekoälytyökaluja apuna esimerkiksi hakemusten tiivistämisessä tai haastattelujen aikatauluttamisessa. Emme käytä tekoälyä hakijoiden pisteyttämiseen, karsimiseen tai järjestämiseen.

 

Säilytys rekrytoinnissa

  • Valitun hakijan tiedot siirretään henkilöstöhallintoon työsuhteen hoitamista varten.

  • Muiden hakijoiden tiedot poistetaan 2 vuoden kuluttua rekrytoinnin päättymisestä. Tämä vastaa aikaa, jonka kuluessa yhdenvertaisuus- tai tasa-arvolain mukaisia vaatimuksia voidaan esittää.

  • Avoimet hakemukset säilytetään 12 kuukautta.

  • Jos annat suostumuksen, säilytämme tietosi tulevia rekrytointeja varten enintään 24 kuukautta. Voit perua suostumuksen milloin tahansa osoitteessa careers@aines.ai.

 

4. Evästeet ja analytiikka

Sivusto toimii Wix-alustalla. Välttämättömät evästeet asetetaan aina, koska sivusto ei toimi turvallisesti ilman niitä. Muut evästeet asetetaan vain, jos hyväksyt ne evästebannerissa.

  • Välttämättömät – Esimerkkejä: XSRF-TOKEN, svSession, hs, TS*, consent-policy; Tarkoitus: Tietoturva, istunnon hallinta, evästevalintojen tallennus; Suostumus: Ei tarvita

  • Analytiikka – Esimerkkejä: Wix Analytics; Google Analytics (_ga, _ga_*, kesto enintään 2 vuotta); Tarkoitus: Sivuston käytön mittaaminen ja kehittäminen; Suostumus: Tarvitaan

Ajantasainen luettelo Wixin evästeistä ja niiden kestoista on Wixin evästetaulukossa.

Voit muuttaa tai perua suostumuksesi milloin tahansa sivuston alatunnisteen evästeasetuksista. Voit myös estää tai poistaa evästeet selaimen asetuksista.

 

5. Vastaanottajat ja siirrot EU:n ulkopuolelle

Käytämme luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja vain ohjeidemme mukaan. Jokaisen kanssa on tietojenkäsittelysopimus.

  • Wix.com Ltd – Käyttö: Sivuston ylläpito, lomakkeet, analytiikka; Sijainti ja siirtoperuste: Israel (EU-komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös); Wixin alihankkijat osin Yhdysvalloissa (EU:n vakiolausekkeet tai EU–US Data Privacy Framework)

  • Google Ireland Ltd – Käyttö: Google Analytics: sivuston käytön tilastointi, vain suostumuksella; Sijainti ja siirtoperuste: EU; Googlen käsittely Yhdysvalloissa EU–US Data Privacy Frameworkin ja vakiolausekkeiden perusteella

  • HubSpot Ireland Ltd – Käyttö: Asiakkuudenhallinta (CRM): asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja kumppaneiden yhteyshenkilöt, yhteydenotot ja markkinointiviestintä; Sijainti ja siirtoperuste: EU (HubSpotin EU-datakeskus); mahdolliset siirrot esim. tukipalveluissa EU–US Data Privacy Frameworkin ja vakiolausekkeiden perusteella

  • Microsoft Ireland Operations Ltd – Käyttö: Sähköposti, tiedostot, Teams-haastattelut, rekrytointiaineisto (M365); Sijainti ja siirtoperuste: Ensisijaisesti EU (EU Data Boundary); mahdolliset siirrot Data Privacy Frameworkin tai vakiolausekkeiden perusteella

  • Visma Netvisor Oy – Käyttö: Kirjanpito ja laskutus; Sijainti ja siirtoperuste: Suomi / EU

Lisäksi voimme luovuttaa tietoja viranomaisille, kun laki sitä edellyttää, sekä neuvonantajille oikeudellisten vaateiden hoitamiseksi. Yrityskaupassa tiedot voivat siirtyä ostajalle.

 

Sosiaalinen media. Ainesilla on sivu LinkedInissä. Kun vierailet sivulla, LinkedIn kerää tietoja omien ehtojensa mukaan, ja sivun kävijätilastoista olemme LinkedInin kanssa yhteisrekisterinpitäjiä. Lue lisää LinkedInin tietosuojaselosteesta.

 

6. Säilytysajat

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan tarkoitukseensa tai laki sitä edellyttää. Sen jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

  • Yhteydenotot ja demovaraukset, joista ei synny asiakkuutta – Säilytysaika: 3 vuotta viimeisestä yhteydestä

  • Asiakkaiden ja kumppaneiden yhteyshenkilöt – Säilytysaika: Asiakkuuden ajan ja 3 vuotta sen päättymisestä

  • Kirjanpitoaineisto (laskut, sopimukset) – Säilytysaika: 6–10 vuotta kirjanpitolain mukaan

  • Uutiskirjeen tilaajat – Säilytysaika: Kunnes perut tilauksen

  • Analytiikka- ja markkinointievästeet – Säilytysaika: Evästekohtaisesti, enintään 24 kuukautta

  • Rekrytointi – Säilytysaika: Ks. kohta 3

 

7. Tietoturva

Suojaamme tiedot teknisin ja organisatorisin keinoin:

  • pääsy tietoihin vain niillä, jotka tarvitsevat niitä työssään

  • monivaiheinen tunnistautuminen kaikissa työkaluissa

  • salattu tietoliikenne (HTTPS/TLS) ja salattu tallennus

  • henkilöstön salassapitovelvollisuus ja tietosuojakoulutus

  • tietoturvaloukkausten käsittelyprosessi: ilmoitamme tietosuojavaltuutetulle 72 tunnin kuluessa ja sinulle ilman aiheetonta viivytystä, kun laki sitä edellyttää

 

8. Oikeutesi

Sinulla on oikeus:

  • saada pääsy tietoihisi ja kopio niistä

  • pyytää virheellisten tietojen korjaamista

  • pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista

  • vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä – ja suoramarkkinointia aina

  • siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen

  • perua suostumuksesi milloin tahansa; peruminen ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen

Lähetä pyyntö osoitteeseen privacy@aines.ai. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme pyytää sinua todentamaan henkilöllisyytesi ennen tietojen luovuttamista.

 

9. Valitusoikeus

Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi). Toivomme, että otat ensin yhteyttä meihin, jotta voimme korjata asian.

 

10. Muutokset

Päivitämme selostetta, kun toimintamme tai lainsäädäntö muuttuu. Olennaisista muutoksista kerromme sivustolla.

Päivitetty viimeksi: 12.11.2026

bottom of page